区分自有项目和合作项目资料，建议从项目来源、合同主体、资料形成主体、归档责任和资料归属五个维度建立分类规则。自查时，不能只按“项目文件夹”判断，而要核对资料背后的法律关系和履约事实。
一、先看项目来源和合同主体
自有项目通常具备以下特征：
项目由本企业直接承揽；
勘察设计合同以本企业名义与建设单位签订；
设计费、勘察费直接支付给本企业；
项目负责人、注册人员、校审人员为本企业人员；
成果文件加盖本企业出图章、注册执业印章；
企业内部立项、任务书、校审记录完整。
合作项目则通常存在以下情形之一：
以联合体名义承接项目；
与其他单位签订合作协议、联营协议、内部协作协议；
一方作为牵头方对外签约，另一方承担部分工作；
项目人员部分来自合作单位；
成果文件涉及多家单位签章；
资料需要在牵头方、成员方之间移交或共享。
二、再看资料形成主体
资料是谁形成的，决定了应归入哪类档案。
本企业独立完成的资料，包括：
内部立项审批表；
任务书、设计提纲；
校审记录、质量评定单；
计算书、原始记录、勘察报告底稿；
出图登记台账；
用印审批记录；
成果交付清单。
合作单位形成的资料，包括：
合作方出具的勘察报告、设计图纸、计算书；
合作方内部校审记录；
合作方提供的原始数据、试验报告；
合作方交付的成果文件及签收记录；
联合体成员方提交的阶段性成果。
这些资料应单独标识为“合作方形成资料”，不能简单混入本企业自有项目资料中，否则会影响责任追溯。
三、核对协议中是否明确资料归属
合作项目资料是否完整，关键看合作协议是否提前约定清楚。应重点核查：
合作单位、牵头单位、成员方是否明确；
工作分工是否清晰；
成果文件由谁出具；
出图章、执业章由谁加盖；
资料归档责任由谁承担；
纸质资料和电子资料归谁保管；
是否需要向对方提供副本；
知识产权归属是否约定；
项目结束后资料如何移交。
与外单位合作形成的勘察设计产品，应在协议或合同书中明确产品档案的归属与流向。
四、建立分类标识和归档路径
建议在档案管理中采用“项目属性+资料来源”双重标识。
可按以下方式区分：
自有项目：标记为“自有”，资料全部由本企业形成和管理；
联合体项目：标记为“联合体”，并区分牵头方资料和成员方资料；
分包/协作项目：标记为“分包”或“协作”，区分本企业承担部分和合作方承担部分；
外部来件：标记为“外来文件”，包括建设单位、审图机构、合作方提供的资料；
成果文件：按本企业出具、合作方出具分别归档。
电子资料也应同步分类。项目文件夹中可设置“本企业成果”“合作方成果”“联合体协议”“交付与签收”“审图与变更”等子目录，避免混存。
五、自查时重点核对这几项
合同主体是否一致
勘察设计合同、发票、收款凭证、成果文件签章主体应一致或可解释。
合作协议是否归档
联合体协议、内部合作协议、补充协议、终止文件应完整留存。
成果文件责任主体是否清晰
出图章、注册执业印章、签字人员应能对应到实际承担单位。
校审记录是否可追溯
本企业承担部分应有本企业校审记录；合作方承担部分应留存其交付成果及签收记录。
资料移交是否有记录
合作方提交的资料应有移交清单、签收记录或电子传输记录。
档案归属是否明确
牵头方、成员方各自保存哪些资料，应在协议或内部制度中明确。